Entnahmen müssen Sie grundsätzlich einzeln aufzeichnen. Sprich: Jede Entnahme eines Gegenstandes oder von Waren müssen Sie gesondert notieren – immer nach dem Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg.
Dies bringt allerdings für Entnahmen wie Fahrzeugnutzung oder Warenentnahmen von Getränken oder Speisen einen hohen Aufwand mit sich. Denn bei der Fahrzeugnutzung müssten Sie für jede unternehmerische und betriebliche Fahrt mit dem Dienstwagen ein Fahrtenbuch führen. Eine Erleichterung bietet die pauschale 1%-Methode, nach der Sie die Nutzungsentnahme pauschal ermitteln können. Für Speisen und Getränke existieren ebenfalls pauschale Werte, die Sie statt der einzeln aufgezeichneten Beträge nutzen dürfen – ganz legal und prüfungssicher. Diese Pauschbeträge entbinden Sie dann für Warenentnahmen, insbesondere Speisen und Getränke, von der Einzelaufzeichnungspflicht nach §148 Abgabenordnung. Jährlich gibt das Bundesfinanzministerium hierzu die sogenannten Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben bekannt.