Die Nachweispflicht für Ihre Ausgaben und Einnahmen erfüllen Sie normalerweise mittels eines Belegdokuments, einer Quittung oder Rechnung. Diese Pflicht gilt nicht nur für externe Vorgänge, sondern auch für internes Geschäftsgebaren. Sie müssen der Buchung von Kosten und Einnahmen immer diesen Nachweis zugrunde legen. Fehlt ein zugehöriger Beleg, müssen Sie über die Erstellung eines Eigen- oder Ersatzbeleges nachdenken. Bei Sachentnahmen und Bargeldentnahmen aus dem Betrieb liegt üblicherweise keine Quittung/Rechnung des Unternehmens vor. Wenn Sie einen Laptop aus dem Unternehmen für den privaten Haushalt entnehmen, stellen Sie sich in der Regel wohl keine Rechnung aus. So fehlt es an einem entsprechenden Beleg über Wert und Datum der Entnahme, die für die Buchung notwendig ist. Deshalb müssen Sie einen Eigenbeleg ausstellen.
Beispiel: Entnehmen Sie aus der unternehmerischen Kasse 200 € für ein privates Geldgeschenk, stellen Sie sich für diese Entnahme weder eine Rechnung aus noch können Sie sie als Ausgabe im Unternehmen verbuchen. In der Kasse müssen Sie die Geldentnahme als Entnahme erfassen und dafür einen Eigenbeleg erstellen. So weisen Sie nach, zu welchen Zwecken Sie das Geld aus der Kasse genommen haben.