FRAGE: Viele unserer Geschäftspartner haben uns signalisiert, dass sie ab Januar 2027 auf elektronische Rechnungen umstellen werden. Aktuell prüfen wir Rechnungen vor allem auf die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Ich habe allerdings gehört, dass bei E-Rechnungen zusätzlich auch technische Anforderungen zu beachten sind. Welche Vorbereitungen sollten wir treffen, damit weder der Vorsteuerabzug in Gefahr gerät noch unnötige Nacharbeiten drohen? Wir wollen bestmöglich vorbereitet sein.
ANTWORT: Sie sollten sich auf 2 verschiedene Prüfungsebenen einstellen: die technische Validierung und die fachlich-inhaltliche Rechnungsprüfung. Bei einer E-Rechnung genügt es nicht, lediglich einen Sichtbeleg zu kontrollieren. Vielmehr müssen Sie sicherstellen, dass der strukturierte Datensatz (beispielsweise im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format) technisch fehlerfrei aufgebaut ist.