FRAGE: Mein Unternehmen ist ab dem 1.1.2027 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Grundsätzlich ist die Umstellung schon erfolgt. Einige meiner Kunden bevorzugen allerdings weiterhin klassische PDF-Rechnungen per E-Mail, da sie E-Rechnungen nicht verarbeiten können. Was passiert, wenn wir trotz der Verpflichtung PDF-Rechnungen versenden? Müssen wir mit Problemen rechnen?
ANTWORT: Hier ist Vorsicht geboten. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung, da ihr der strukturierte Datensatz fehlt. Für Unternehmen, die ab dem 1.1.2027 zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind, erfüllt eine reine PDF-Datei die gesetzlichen Anforderungen daher grundsätzlich nicht. Das eigentliche Risiko betrifft dabei nicht nur Sie als Rechnungsaussteller, sondern auch Ihren Kunden. Fehler bei der ordnungsgemäßen Rechnungsstellung gefährden deren Vorsteuerabzug. Wichtig zu wissen: Der Leistungsempfänger kann elektronische Rechnungen nicht einfach ablehnen. PDF-Rechnungen dagegen schon. Und dann werden unbezahlte Rechnungen zu Ihrem Problem. Meine Empfehlung daher: Stellen Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format aus. Ihr Kunde bekommt sein PDF-Dokument und gleichzeitig senden Sie den erforderlichen elektronischen Datensatz.