Frage: In der letzten Ausgabe von Rechnungswesen aktuell haben Sie über das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz und die verkürzten Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege berichtet. Ich bin Leiterin des Rechnungswesens eines mittelständischen Unternehmens. Wir haben uns im Geschäftsführungskreis – trotz der beschlossenen Verkürzung – dazu entschieden, sämtliche Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren in unseren Geschäftsräumen zu archivieren. In Summe ist das für uns die beste Lösung. Zugleich versprechen wir uns davon, auch bei Rückfragen im 9. bzw. 10. Jahr eine Dokumentation vorweisen zu können.
Wie verhält es sich in diesem Fall mit der Bewertung unserer Archivierungs-Rückstellung? Kann die bislang angewandte Berechnungslogik unverändert bestehen bleiben?
Antwort: Ihren Ansatz kann ich sehr gut verstehen. Schließlich gilt es zu bedenken, dass die Archivierung nicht allein nur für Zwecke der Betriebsprüfung erfolgt. Tatsächlich gibt es im Unternehmensalltag immer wieder Fälle, in denen Belege in der Buchhaltung gesucht und zum Glück auch nach mehr als 10 Jahren gefunden werden.