Beachten Sie die Anforderungen der GoBD
Um Ihre E-Mails finanzamtssicher zu archivieren, müssen Sie die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen. Hierzu gehören:
- Unveränderbarkeit: E-Mails dürfen nach der Archivierung nicht mehr geändert werden können.
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten E-Mails müssen erfasst werden. Hierzu gehören z. B. Angebote, Rechnungen, Zahlungs- und Rabattvereinbarungen.
- Ordnung: Ihre E-Mails müssen geordnet und leicht auffindbar sein.
- Verfügbarkeit: Die Daten Ihrer E-Mails müssen jederzeit lesbar und zugänglich sein.
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen oder Bearbeitungen Ihrer E-Mails müssen protokolliert werden.
- Aufbewahrungsfristen: Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre, Rechnungen, Buchungsbelege: 8 Jahre.
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