Frage: Ich bin für die Buchhaltung in meinem Unternehmen verantwortlich. Leider kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter oder sogar der Geschäftsführer Rechnungen verlieren. In manchen Fällen habe ich dann eine Lastschrift auf dem betrieblichen Bankkonto, aber keine dazugehörige Rechnung. Meine Kollegen wollen vielfach nicht verstehen, dass mich das vor Probleme stellt. Ich fertige dann zwar Eigenbelege an, bin mir aber nie ganz sicher, ob diese ausreichend sind. Was muss ich beachten?
Antwort: Der wichtigste Aspekt, den Sie bei einem Eigenbeleg beachten müssen: Sie dürfen niemals Vorsteuer geltend machen, wenn Ihnen keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Ansonsten müssen Sie sich vor Augen führen, dass ein von Ihnen selbst erstellter Beleg lediglich dazu dient, den Betriebsausgabenabzug zu sichern. Dazu müssen Ihre Angaben so präzise und plausibel wie möglich sein. Dafür sollten Sie neben dem Zahlungsempfänger auch das Datum der Zahlung, die Art der erhaltenen Leistung, den gezahlten Betrag und das Datum der Belegerstellung festhalten. Geben Sie zudem auch den Grund an, warum Sie einen Eigenbeleg erstellt haben. Eine Formvorschrift existiert nicht, dennoch rate ich Ihnen von einem rein handschriftlichen Beleg ab. Ein am Computer erstellter Beleg macht beim Betriebsprüfer in der Regel einen besseren Eindruck. Zwar gibt es keine Höhe, bis zu der Sie einen Eigenbeleg erstellen dürfen. Wird der Betrag jedoch zu hoch, sollten Sie die Mühe auf sich nehmen und beim Aussteller der verloren gegangenen Rechnung (wenn möglich) eine Kopie anfordern. Dann steht Ihnen auch der Vorsteuerabzug zu. Eigenbelege im Zusammenhang mit Barzahlungen sieht übrigens jeder Prüfer sehr kritisch. Hier muss die Ausgabe unzweifelhaft zu Ihrer Kassenführung passen.