Vorlagepflichten: Sie müssen sämtliche Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse und relevante E-Mails vorlegen können. Dazu zählen auch Angebotserstellungen, insbesondere wenn diese später zu einem Vertragsabschluss/Lieferung geführt haben. Zudem müssen Sie die Daten nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung aufbewahren. Insbesondere sollten Belege geordnet sein, sodass sich auch ein Prüfer als fremder Dritter innerhalb kurzer Zeit in der Ablage zurecht findet.
Datenträgerüberlassung: Sie müssen dem Prüfer die Einsicht in Ihr Buchführungssystem einräumen – die erfolgt entweder per direktem Zugriff über Ihr System (sog. Z1-Zugriff) oder über einen Datenträger mit Ihrer Buchführung als sog. gdpdu-Daten (Z-2 Zugriff) oder als maschinelle Auswertung (Z-3 Zugriff). Der Prüfer kann bei dem Z-2 Zugriff dann beispielsweise die Daten an seinem Rechner einlesen und selbst auswerten. Im Rahmen der Prüfungsanordnung teilt der Prüfer Ihnen meist mit, wie der Datenzugriff erfolgen soll.