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Digitale Entgeltabrechnung – was Sie als Unternehmer jetzt wissen müssen
Arbeiten Sie noch klassisch? Monat für Monat werden Lohnabrechnungen ausgedruckt, gefaltet und per Post oder Hauspost an die Mitarbeiter verteilt. Doch die Rechtsprechung hat hier Klarheit geschaffen: Sie dürfen die Entgeltabrechnungen auch ausschließlich digital bereitstellen – und zwar, ohne dass Ihre Mitarbeiter dem ausdrücklich zustimmen müssen. Lesen Sie hier die wichtigsten Eckpunkte.
Jörg Wilde
02.10.2025
·
1 Min Lesezeit
Was nun für Sie in puncto Lohnabrechnung gilt
Mit Urteil vom 28.1.2025 (Az. 9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass die digitale Bereitstellung in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach die Anforderungen des Gesetzes erfüllt. Das BAG hat nun klargestellt:
- Digital reicht aus.
- Papier ist nicht mehr zwingend.
- Die Abrechnung muss in Textform (§ 126b BGB) vorliegen, also z. B. als PDF.
- Bisher müssen Sie nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) Ihren Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung erteilen. Dazu wurde oft gestritten, ob das nur in Papierform möglich ist.
! Sparen Sie Kosten und Zeit
Für Sie als Unternehmer bedeutet das: Sie können künftig Zeit, Kosten und Papier sparen, wenn Sie auf digitale Lösungen umstellen. Damit Sie keine Fehler machen, empfehle ich Ihnen, die Umstellung gemeinsam mit Ihrem Lohnbüro zu besprechen. So stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und die Digitalisierung Ihrer Entgeltabrechnung reibungslos funktioniert. Zudem werden Sie von der Bürokratie merklich befreit.
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