Frage: Ich betreibe einen Handel mit Kfz-Ersatzteilen verschiedener Automarken und Hersteller. Einer meiner Lieferanten hat seinen Sitz in der Nähe der deutsch-tschechischen Grenze und kam vor Kurzem mit dem Wunsch auf mich zu, nur noch bar und in Tschechischen Kronen bezahlt zu werden. Grundsätzlich wäre ich ja dazu bereit, meinen Mitarbeitern Bargeld mitzugeben, wenn sie Waren in Tschechien abholen. Aber wie sieht es dann mit dem Betriebsausgabenabzug aus? Was muss ich dokumentieren?
Antwort: Eine in der Tat merkwürdige Anfrage. Allerdings ist eine Barzahlung (auch im Ausland) nicht verboten. Meiner Meinung nach sollten Sie die Gesamtumstände würdigen. Haben Sie die Vermutung, dass Ihr Lieferant ein dubioses Spiel mit Ihnen betreibt, sollten Sie auf die Barzahlung verzichten. Im Zweifel stehen Sie nämlich vor der Nachweispflicht gegenüber Ihrem deutschen Finanzamt, wenn es um Ihren Betriebsausgabenabzug geht. Mein Rat lautet daher: Bestehen Sie auf eine Überweisung. Diese können Sie sogar in Tschechischen Kronen (statt in Euro) ausführen, sollte Ihr Geschäftspartner Probleme mit den Wechselkursgebühren haben. Haben Sie keine Bedenken, dass Ihr Lieferant zweifelhafte Geschäfte betreibt, sollten Sie alles genau dokumentieren, also insbesondere den Umtausch von Euro in Tschechische Kronen. Lassen Sie sich den Erhalt des Bargelds durch den Lieferanten zudem unbedingt quittieren und bestehen Sie stets auf eine korrekte Rechnung.