Frage: Während einer Auswärtsmontage hatte die Bohrmaschine unseres Mitarbeiters einen Defekt. Im nahgelegenen Baumarkt hat er für 180 € eine neue Maschine gekauft und bar bezahlt. Bei seiner Rückkehr in unserem Unternehmen wollten wir den Betrag erstatten. Leider hat er die Barquittung verloren. Können wir die Kosten trotzdem als Ausgabe erfassen und ihm den Betrag erstatten?
Antwort: Sie haben Glück, Sie können einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen, den Sie anstelle des Originalbelegs erfassen. Damit ist es natürlich auch möglich, dass Sie Ihrem Mitarbeiter den Betrag steuer- und abgabenfrei erstatten. Ein Vorsteuerabzug ist aus dem Beleg allerdings nicht möglich.
Sie müssen Ihre Ausgabe lediglich glaubhaft machen. Der BFH hat bereits mit Urteil vom 24.10.1991, Az. VI R 81/90, zur Glaubhaftmachung geurteilt: Spricht die überwiegende Wahrscheinlichkeit dafür, dass Ihnen bzw. Ihrem Mitarbeiter die Kosten entstanden sind, muss das Finanzamt Ihnen glauben oder den Gegenbeweis antreten.
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