Frage: Für mein Unternehmen überprüfe ich derzeit die Rückstellung für die Aufbewahrung unserer Geschäftsunterlagen. Dabei habe ich festgestellt, dass in unserem Archiv alles durcheinanderliegt: Buchungsbelege und Rechnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, Jahresabschlüsse und andere Unterlagen mit einer Frist von 10 Jahren sowie Dokumente, die wir freiwillig aufbewahren. Muss ich den gesamten Bestand sortieren und für jede Unterlagenart eine eigene Berechnung erstellen? Oder gibt es eine vertretbare Vereinfachung, mit der ich aus diesem „Wirrwarr“ zu einer nachvollziehbaren Rückstellung komme?
Antwort: Sie müssen Ihr Archiv nicht zwingend Beleg für Beleg auseinandernehmen. Die Finanzverwaltung lässt eine Vereinfachungsregelung zu, wenn eine genaue Trennung der Unterlagen nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre.