Frage: Ich habe kürzlich erst die Buchhaltung in dem Unternehmen, in dem ich arbeite, von meiner Vorgängerin übernommen. Nun steht mein erster Jahresabschluss vor der Tür und ich muss mich mit dem Konto „Bewirtungskosten“ befassen. Ich weiß, dass 30 % der Kosten nicht abzugsfähig sind. Reicht es also aus, zum Jahresende diesen Anteil umzubuchen? Oder würden Sie mir zu einem anderen Vorgehen raten? Aus dem Vorjahr kann ich lediglich erkennen, dass meine Vorgängerin zahlreiche Umbuchungen vorgenommen hat.
Antwort: Auch wenn jeder Buchhalter sein eigenes Vorgehen rund um die Abstimmung dieses durchaus besonderen Kontos hat, gibt es jedoch einige Besonderheiten, die Sie unbedingt beachten sollten. Mit einem einfachen Umbuchen des nicht abzugsfähigen Teils der Bewirtungskosten ist es nämlich nicht getan. Führen Sie sich zudem vor Augen, dass viele Betriebsprüfer aus Erfahrung auf Bewirtungskosten ein besonderes Augenmerk werfen. Fehler in diesem Bereich werden also mit großer Wahrscheinlichkeit aufgedeckt und führen zu entsprechenden Steuernachzahlungen.
Mein erster Rat: Prüfen Sie, ob es sich bei den Aufwendungen überhaupt um Bewirtungskosten handelt. Oftmals landen auf diesem Konto auch Aufwendungen, die sich aus der Bewirtung von Besuchern z. B. bei Besprechungen in Ihren Räumlichkeiten ergeben. Reichen Sie etwa Kaffee, Kaltgetränke oder Gebäck als übliche Geste der Höflichkeit, liegt keine Bewirtung vor. In der Folge sind diese Aufwendungen in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Ich empfehle Ihnen, diese Aufwendungen auf das Konto „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ (SKR03: 4900/SKR04: 6300) umzubuchen.