FRAGE: Wir führen sowohl innerdeutsch als auch in die Nachbarländer Lieferungen aus. Die Lieferungen in die EU behandeln wir als innergemeinschaftliche steuerfreie Lieferungen und lassen uns hierzu auch die USt-IdNr. Kundens geben bzw. überprüfen diese beim BZSt. Insbesondere bei einmaligen Geschäftsbeziehungen stellt sich uns die Frage, ob es notwendig ist, dass wir für den Kunden unbedingt die USt-IdNr. auch im Buchungssystem elektronisch vermerken müssen – oft buchen wir hier über Sammelkonten (als diverse Forderungen an verschiedene Einmalkunden). Die USt-IdNr. findet sich schließlich auch auf der Rechnung.
ANTWORT von Ann-Christin Hütte: Um die Antwort vorwegzunehmen: Ja, Sie müssen die USt-IdNr. betreffend der Kunden in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen buchmäßig nachweisen. Materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist, dass eine gültige USt-IdNr. des Geschäftspartners vorliegt – so regelt es § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG. Sie haben natürlich recht, dass die USt-IdNr. auf der Rechnung vermerkt und nachzuvollziehen ist. Nach § 17d der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung müssen Sie die dort vorgeschriebenen Buchnachweise beachten: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie u. a. die USt-IdNr. des Abnehmers buchmäßig nachhalten. Dieser Nachweis muss für das Finanzamt eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein. Hieraus resultiert, dass die Aufnahme der USt-IdNr. des Kunden in Ihrer elektronischen Buchführung bzw. in den Stammdaten Ihrer Buchhaltung erfolgen sollte. Dies ist unabhängig davon, wie häufig Sie Geschäftsbeziehungen zu den Kunden pflegen. Fehlt doch einmal die USt-IdNr. im elektronischen Buchführungssystem (weil z. B. nicht in den Stammdaten hinterlegt), können Sie diese durch das Rechnungspapier, die durchgeführte qualifizierte Abfrage etc. nachweisen. Dann wird Ihnen im Regelfall wohl dennoch nicht die Steuerfreiheit versagt. Dennoch muss der Prüfer in einer Prüfung schnell von der Buchführung aus die notwendigen Daten wie USt-IdNr. erkennen können – ist dies häufiger nicht der Fall und damit keine einfache Nachvollziehbarkeit gewährleistet, kann der Prüfer dies als Mängel in der Buchführung bezeichnen. Ich empfehle Ihnen, wie folgt vorzugehen: 1. Prüfen Sie die USt-IdNr. insbesondere bei neuen Geschäftspartnern (oder in einem regelmäßigen Turnus für bekannte Kunden) qualifiziert ab. 2. Stellen Sie dann erst die Rechnung über den steuerfreien Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Stellen Sie auch sicher, dass Sie sämtliche Belege, die für die Steuerfreiheit von Relevanz sind, erhalten/vorliegen (z. B. Gelangensbestätigung etc.). 3. Legen Sie die USt-IdNr. im jeweiligen Kundenkonto an und verbuchen Sie dann die Rechnung.