Wo „Kassenführung“ nach einem recht simplen Begriff klingt, steckt sehr viel Detailwissen und Aufzeichnungsarbeit dahinter. Denn insbesondere im Bargeldbereich ist es für die Finanzverwaltung schwieriger, Zahlungswege nachzuverfolgen. Um sicherzugehen, dass möglichst wenig Spielraum für nicht versteuerte Bargeldeinnahmen oder nicht deklarierte Einkäufe (sog. Schwarzeinkäufe) bleibt, hat sich im Laufe der Zeit der Begriff der ordnungsgemäßen Kassenführung weiterentwickelt. Grundsätzlich gilt für jede Kasse die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht (§146 Abgabenordnung, AO) und Sie müssen die Angaben nach §14 UStG – also Name des Geschäftspartners, Leistungsgegenstand usw. – festhalten. Einzelaufzeichnungspflichtig sind in jedem Fall Geschäfte über 10.000 €, Hotelleistungen, Fahrschulen und Autowerkstätten und Leistungen im Großhandel immer auch Informationen über Name/Anschrift führen. Ebenso gilt dies für Restaurants, wenn diese Bewirtungsbelege ausstellen oder bei Beköstigung im Rahmen von Feierlichkeiten/Seminaren.
Doch nicht immer ist die Einzelaufzeichnung für ein Unternehmen zumutbar. Eine Eisdiele kann wohl kaum die Namen jedes Kunden festhalten. Deshalb gibt es eine Ausnahme. Verkaufen Sie Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen, müssen Sie die jeweiligen Verkäufe nicht einzeln aufzeichnen, sondern können diese für den Verkaufstag zusammenfassen. Die Tageseinnahmen müssen Sie dann durch die sogenannte retrograde Ermittlung berechnen: