FRAGE: Wir haben mehrere Transporter im Betriebsvermögen, sowie einen firmeneigenen Pkw. Teilweise benötige ich aber für unternehmerische Fahrten das eigene private Kfz, wenn der Firmenwagen bereits von einem Mitarbeiter für Kundenfahrten genutzt wird und einer der Transporter ungeeignet ist. Was ist mit den Kosten, wie Tanken, die anteilig für die betrieblichen Fahrten anfallen?
ANTWORT von Ann-Christin Hütte: Sie können die Kosten, die auf betriebliche Fahrten mit Ihrem privaten Pkw angefallen sind, als sogenannte Privateinlage in Ihr Unternehmen einlegen. Der Wert dieser Einlage bemisst sich entweder nach dem tatsächlichen Wert (z. B. Kosten für die anteiligen, prozentualen Fahrten für das Unternehmen im Verhältnis zu den Gesamtfahrten) oder nach den pauschalen Entfernungskilometern (38 Cent pro Kilometer) für jede unternehmerische Fahrt. Die pauschale Methode ist meist einfacher, da Sie bei der Ermittlung der tatsächlichen Kosten sämtliche Fahrten – auch private – aufzeichnen müssen (ähnlich eines Fahrtenbuches). Bei der pauschalen Methode reicht es aus, wenn Sie die unternehmerischen Fahrten (am Besten auch mit Informationen zur Kilometerzahl, Kilometerstand, Grund der Fahrt, Datum) vermerken. Aber Achtung: Einen Vorsteuerabzug aus den eingelegten Kosten können Sie nicht geltend machen, da die Kosten grundsätzlich für ein Wirtschaftsgut im privaten Bereich angefallen waren! Beachten Sie außerdem, dass es sich bei einer betrieblichen Nutzung des privaten Pkw ab 50 % der Gesamtnutzung um notwendiges Betriebsvermögen handelt. In diesem Fall muss der Pkw in das Betriebsvermögen eingelegt werden und kann kein privater Pkw mehr sein. Für die Umsatzsteuer (Unternehmensvermögen) gelten andere Vorschriften (Hier kann eine Einlage bei 50%iger unternehmerischer Nutzung erfolgen, aber erst ab 90%iger Nutzung ist dies für die Umsatzsteuer Pflicht!).