FRAGE: Unsere Mitarbeiter und der Unternehmenseigner führen bei neuen Dienstwagen für die ersten 3 Monate ein Fahrtenbuch. So können sie die überwiegende betriebliche Nutzung nachweisen. Die Versteuerung der privaten Nutzung erfolgt nach der 1%-Methode. Teils ist der private Nutzungsanteil recht hoch und liegt bei 40 %. Reicht es dann trotzdem aus, dass sie das Fahrtenbuch nur 3 Monate beispielhaft führen?
ANTWORT von Ann-Christin Hütte: Grundsätzlich ist es richtig, dass die Finanzverwaltung für die betrieblichen Nutzungsanteile einen sogenannten repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten akzeptiert. Wenn sich die Nutzung danach nicht grundlegend ändert, können Sie auf die weitere Fahrtenbuchaufzeichnung verzichten. Jedoch sollten Sie tatsächlich Vorsicht walten lassen, nach diesem Zeitraum keine Verwendungsnachweise mehr zu führen – insbesondere wenn die private Nutzung sehr hoch ist. Denn damit das Fahrzeug steuerlich als Dienstwagen gilt, darf der private Anteil 50 % der Gesamtfahrleistung nicht überschreiten. Wird das Auto überwiegend privat genutzt, kann das Finanzamt die Anerkennung als notwendiges Betriebsvermögen infrage stellen – und damit sind Betriebsausgaben in Gefahr. Ich rate Ihnen, dass Sie am Beginn und Ende des Jahres die Kilometerstände dokumentieren, damit sich gegebenenfalls plausibel hochrechnen lässt, ob die Fahrleistung des repräsentativen Zeitraums der 3 Monate zur Jahreslaufleistung und den privaten/betrieblichen Anteilen passen kann. Das Finanzamt muss es als glaubhaft ansehen, dass der PKW auch danach noch gleichwertig genutzt wird und nicht plötzlich nur noch privat. Eine Möglichkeit ist auch, dass Sie vertraglich mit den Mitarbeitern festhalten, wie hoch die private Fahrtleistung jährlich sein darf.