Frage: Anfang November 2025 wird eine neue Kollegin in meinem Unternehmen beginnen, der ich einen Firmenwagen – auch zur privaten Nutzung – zugesagt habe. Im Gespräch kamen wir auf das Thema der Versteuerung des geldwerten Vorteils. Sie hat bislang immer ein Fahrtenbuch geführt und möchte das auch weiterhin so handhaben. In meiner Firma werden aber alle anderen Firmenwagen-Nutzungen nach der 1%-Methode versteuert. Außerdem ist mir das Risiko viel zu hoch, dass sie das Fahrtenbuch nicht korrekt führt und ein Betriebsprüfer uns im Nachhinein Ärger bereitet. Aber kann ich tatsächlich über die Versteuerung bestimmen?
Antwort: Sie sind mit Ihren Vorbehalten gegenüber der Nutzung eines Fahrtenbuchs nicht allein. Vielfach wird in Unternehmen der von Ihnen genannte Punkt gesehen: Die Anwendung der Fahrtenbuch-Methode birgt das unbestreitbare Risiko, dass die Eintragungen durch den Betriebsprüfer als nicht ordnungsmäßig verworfen werden. Die Folge sind Lohnsteuernachzahlungen, auf denen das Unternehmen leicht sitzen bleiben kann, sollte eine Weiterbelastung an den Arbeitnehmer (z. B. durch zwischenzeitliche Kündigung) nicht mehr möglich sein. Ich rate Ihnen zu folgendem Vorgehen: Vereinbaren Sie mit der neuen Kollegin die Versteuerung anhand der 1%-Methode. Sie sind dazu berechtigt, hier eine klare Vorgabe zu machen. Zeigen Sie ihr aber gleichzeitig auf, dass sie zusätzlich ein Fahrtenbuch führen kann. Das bietet den entscheidenden Vorteil, dass sie über den Ansatz in ihrer privaten Einkommensteuererklärung eine geringere Steuerbelastung erreichen kann. Das Risiko geht in dieser Variante von Ihrem Unternehmen auf Ihre Mitarbeiterin über.