Frage: Wir betreiben einen Bäckerei-Filialbetrieb. Neben fest angestellten Mitarbeitern beschäftigten wir auch Aushilfen. Alle Mitarbeiter bedienen bei uns die Kasse. Einige Mitarbeiter addieren die Beträge im Kopf und tippen den so ermittelten Betrag in die Kasse, z. B. 4,50 € für 10 normale Brötchen. Jetzt habe ich gehört, dass dies nicht zulässig sei. Bei einer Kassennachschau könnten wir Probleme bekommen.
Antwort: In der Tat ist die Handhabung in Ihrem Unternehmen nicht legal. Sie bzw. Ihre Mitarbeiter müssen die Einzelaufzeichnungspflicht beachten. Für Sie bedeutet dies, dass Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, die Waren einzeln zu erfassen. Kauft ein Kunde z. B. 10 normale Brötchen, erfassen Ihre Mitarbeiter diesen Vorgang mit der Eingabe 10 x Brötchen à 0,45 €. Ihre Kasse ermittelt den Betrag von 4,50 € dann automatisch.
Nur durch die Erfassung der Einzelangaben kommen Sie Ihrer Verpflichtung nach, jeden einzelnen Geschäftsvorfall zu erfassen. Dies bedeutet Einzel- und nicht Summenerfassung. Der BFH hat bereits mit Urteil vom 12.5.1996 (Az. IV 482/60) entschieden, dass auch eine Barzahlung keine Ausnahme von der Einzelerfassungspflicht erlaubt. Erfassen Sie nur Summen, kann im Rahmen einer Kassenschau nicht geprüft werden, ob Sie die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle vollständig erfasst haben.
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