Für die zu erwartenden Aufwendungen der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen müssen Sie grundsätzlich eine Rückstellung bilden. Es besteht also eine Passivierungspflicht, die sich sowohl auf die Handels- als auch auf die Steuerbilanz erstreckt.
Die Höhe der Rückstellung bemisst sich steuerrechtlich nach dem Betrag, der nach den Preisverhältnissen am Bilanzstichtag für die Erfüllung Ihrer Archivierungsverpflichtungen voraussichtlich notwendig sein wird. Handelsrechtlich stellen Sie auf den nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrag ab, der per Definition auch zukünftige Kostensteigerungen berücksichtigt.