Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. § 147 AO bestimmt sehr genau, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Unterlagen, die 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren sind. Betroffen von dieser Regelung sind alle Unternehmer, die buchführungspflichtig sind. Das betrifft allerdings nicht nur Personen oder Gesellschaften, die unter die Regelungen des HGB fallen. Die Aufbewahrungspflicht trifft auch alle anderen Unternehmer, z. B. solche, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Die Pflicht ergibt sich z. B. aus den Regelungen zu § 4 Abs. 3 Satz 5, Abs. 7 Einkommenssteuergesetz und aus § 22 Umsatzsteuergesetz.
Für Geschäftsunterlagen gelten nach dem Gesetz sehr unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Zuletzt hat der Gesetzgeber im Herbst des letzten Jahres die Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen und Rechnungen von 10 auf 8 Jahre gesenkt – als Maßnahme zur Bürokratieentlastung (wir berichteten).