Sie müssen Unterlagen korrekt archivieren. Wenn die Digitalisierung von Unterlagen für die Archivierung unvollständig oder fehlerhaft ist, droht Ihnen bei einer späteren Prüfung Ungemach: Denn nur wenn die Belege korrekt aufbewahrt sind und sämtliche wichtige Informationen aus den digitalisierten Belegen hervorgehen, wird das Finanzamt diese als ordnungsgemäß betrachten. Andernfalls sind der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung: Belege müssen Sie nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) aufbewahren. Ansonsten drohen bei Prüfungen des Finanzamtes die Versagung der Ordnungsmäßigkeit und hohe Steuernachzahlungen aufgrund von Schätzungen oder Zuschlägen.

Sie müssen Unterlagen korrekt archivieren. Wenn die Digitalisierung von Unterlagen für die Archivierung unvollständig oder fehlerhaft ist, droht Ihnen bei einer späteren Prüfung Ungemach: Denn nur wenn die Belege korrekt aufbewahrt sind und sämtliche wichtige Informationen aus den digitalisierten Belegen hervorgehen, wird das Finanzamt diese als ordnungsgemäß betrachten. Andernfalls sind der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Das Finanzamt darf während einer Außenprüfung nicht nur Ein- und Ausgangsrechnung und die Buchführung einsehen, sondern auch auf E-Mails zugreifen, die einen steuerlichen Bezug haben. Der BFH musste in einem Verfahren die Frage klären, inwieweit die Finanzverwaltung nähere Informationen über alle vorhandenen E-Mails im Rahmen des Datenzugriffsrechts erhalten darf. Erfahren Sie im Folgenden, welche E-Mails und damit zusammenhängende Aufzeichnungen Sie dem Finanzamt auf Anfrage zur Verfügung stellen müssen.

Auch wenn die Digitalisierung immer weiter voranschreitet und die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zunehmend weniger Raum und dafür mehr Speicherplatz benötigt, stellt sich doch noch jedes Jahr die Frage, welche Dokumente Sie vernichten können und welche Sie noch aufbewahren müssen.

Der Bundesrat hat am 18.10.2024 dem „Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ zugestimmt. Dabei ist eine Änderung für Sie besonders bedeutsam, die sich auf den ersten Blick als Vereinfachung anhört.

Im Zusammenhang mit der Neuregelung der GoBD äußert sich das BMF auch zur Beweiskraft von Buchführungen und damit zur Schätzungsbefugnis der Finanzbehörden. Dies ist bei Außenprüfungen immer wieder ein großer Streitpunkt, der nicht selten gerichtlich geklärt werden muss.

Aufgrund einiger neuen Regelungen auf EU-Ebene musste die Finanzverwaltung mehrere Aspekte bei den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) neu regeln. Hierzu erschien aktuell ein BMF-Schreiben, mit dem insbesondere die Ausführungen zum Recht des Finanzamtes auf einen elektronischen Datenzugriff neu gefasst wurden (BMF vom 11.03.2024, Gz. IV D 2 - S 0316/21/10001 :002).