Häufiges Thema im Bereich der Reisekosten sind die Pauschalen zu Verpflegungsmehraufwendungen und die Frage, wie Sie darauf Vorsteuern geltend machen können oder welche anderen Optionen sich ergeben. Wir zeigen Ihnen, was möglich ist und wie Sie richtig buchen.

Leser haben uns diese Frage gestellt – wir liefern die Antwort.

Immer dann, wenn Ihr Mitarbeiter in Ihrem Auftrag außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird, führt er eine Dienstreise durch. Bereist er hier das Ausland, dürfen Sie Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung erstatten. Diese haben sich in verschiedenen Ländern seit dem 1.1.2026 geändert. Damit Sie mit den richtigen Beträgen rechnen, habe ich das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 (Az. IV C 5 - S 2353/00094/007/012, DOK: COO.7005.100.3.13672232) aufbereitet. Neben den Pauschbeträgen dürfen Sie aber auch die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten.

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Sie haben geschäftlich in Las Vegas zu tun und wollen nach dem Geschäftstermin die Stadt noch weiter erkunden? Wie gehen Sie jetzt vor, um Ihre Reisekosten als Betriebsausgaben behandeln zu können? Dürfen Sie auf Kosten des Finanzamts z. B. auch weiter nach New York fliegen und von dort zurück nach Hause oder müssen Sie einen Direktflug nehmen?

Praxisfall: Sie möchten immer up to date sein. Deshalb buchen Sie das Seminar „Verkaufsgespräche richtig führen“ (Kosten: 1.000 € zzgl. 190 € Umsatzsteuer) und fliegen nach München (Flugkosten gesamt: 300 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer) inklusive 2 Hotelübernachtungen (Einzelzimmer 214 € brutto zzgl. Frühstück und weitere Mahlzeiten 200 € zzgl. 38 € Umsatzsteuer).

Warum die erste Tätigkeitsstätte besonders wichtig ist Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, die für Ihr Unternehmen geschäftlich unterwegs sind, kennen Sie sicher die Situation: Diese möchten die dabei entstandenen Kosten erstattet […]

Bei Geschäftsreisen, die Sie oder Ihre Arbeitnehmer für das Unternehmen durchführen, entstehen regelmäßig Kosten zum Beispiel für die Fahrten, Übernachtungen und die Vor-Ort-Verpflegung. Dabei dürfen Sie – je nach Reisegrund – nicht alle tatsächlichen Kosten, sondern teils nur Pauschalen ansetzen. Da stellt sich auch die Frage, wie es um einen Vorsteuerabzug aus Reisekosten steht. Das Finanzamt wirft auf die Reisekosten bei Außenprüfungen oftmals einen genauen Blick, da sich hier in der Praxis häufig Fehler einschleichen. Hier erfahren Sie, was Sie beachten müssen und wie Sie tatsächlich doch Vorsteuern geltend machen können.

Der Urteilsfall des Finanzgerichts Köln betrifft zwar einen Piloten, er hat aber vor allem dann Auswirkungen für Sie, wenn Ihr Unternehmen über ein großes Betriebsgelände verfügt. Die Richter haben entschieden, dass die erste Tätigkeitsstätte der Flughafen sei. Die Erstattung der Fahrtkosten mit den tatsächlichen Kosten ist unzulässig (FG Köln, Urteil vom 4.12.2024, Az. 12 K 1369/21, veröffentlicht am 1.4.2025).