Die ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer E-Mails ist aus rechtlichen und steuerlichen Gründen wichtig, denn hierfür interessiert sich im Rahmen einer Betriebsprüfung auch das Finanzamt. Denn können Sie z. B. steuerlich relevante E-Mails nicht vorlegen, drohen Ihnen finanzielle Nachteile. So könnte der Prüfer Zuschätzungen vornehmen oder Ihre Ausgaben streichen.

Frage: In der letzten Ausgabe von Rechnungswesen aktuell haben Sie über das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz und die verkürzten Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege berichtet. Ich bin Leiterin des Rechnungswesens eines mittelständischen Unternehmens. Wir haben uns im Geschäftsführungskreis – trotz der beschlossenen Verkürzung – dazu entschieden, sämtliche Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren in unseren Geschäftsräumen zu archivieren. In Summe ist das für uns die beste Lösung. Zugleich versprechen wir uns davon, auch bei Rückfragen im 9. bzw. 10. Jahr eine Dokumentation vorweisen zu können.